Organiser des rendez-vous parents

Ce guide vous aide à créer une campagne de rendez-vous parents, à partager le lien aux familles et à suivre les réservations dans Teetsh.

L'objectif est simple : proposer des créneaux clairs aux parents, éviter les allers-retours par mail ou cahier de liaison, et garder une vue fiable sur les rendez-vous confirmés.

1. Accéder aux rendez-vous parents

Depuis le menu de gauche, ouvrez Planner puis Rendez-vous parents. Cette page affiche vos campagnes et permet d'en créer une nouvelle.

2. Avant de créer votre campagne

Avant d'ouvrir les réservations, préparez trois éléments : la période de rendez-vous, la durée d'un créneau et le message que vous souhaitez transmettre aux familles.

• Dates et horaires : identifiez les moments où vous êtes disponible.

• Durée des rendez-vous : choisissez une durée réaliste pour pouvoir enchaîner les échanges sans retard.

• Message aux parents : précisez le contexte, la date limite de réservation et les informations utiles.

3. Créer une campagne de rendez-vous

Cliquez sur Nouveau rendez-vous parents, puis donnez un titre explicite à la campagne, par exemple "Rendez-vous parents - période 2" ou "Rencontres individuelles de fin de trimestre".

Choisissez ensuite la durée des créneaux, le temps de pause entre deux rendez-vous, les jours de disponibilité et les élèves concernés.

Cliquez ensuite sur Suivant pour définir les plages horaires disponibles dans le calendrier. Teetsh découpe automatiquement ces plages en créneaux réservables selon la durée choisie.

4. Partager le lien aux familles

Une fois la campagne prête, partagez le lien de réservation aux parents via le canal que vous utilisez habituellement : message école, ENT, mail, cahier de liaison numérique ou impression papier si nécessaire.

Conseil : ajoutez une date limite de réponse dans votre message. Cela évite de découvrir trop tard que certaines familles n'ont pas réservé.

5. Ce que voient les parents

Les parents ouvrent le lien, choisissent un créneau disponible et confirment leur réservation. Ils n'ont pas besoin d'accéder à votre compte Teetsh.

Si un créneau est déjà pris, il n'est plus disponible pour les autres familles. Cela limite les doubles réservations et les échanges de correction.

6. Suivre et compléter les réservations

Dans votre campagne, suivez les créneaux réservés, les familles qui ont répondu et celles qu'il faut éventuellement relancer. Vous pouvez aussi ajouter manuellement un rendez-vous si une famille vous répond par un autre canal.

7. Bonnes pratiques

• Prévoyez quelques minutes de battement entre deux rendez-vous si les échanges risquent de déborder.

• Utilisez un titre de campagne compréhensible par les familles.

• Partagez le lien au même endroit que vos communications habituelles pour éviter les messages dispersés.

• Relancez uniquement les familles qui n'ont pas encore réservé.

8. Si une famille ne peut pas réserver

Vérifiez d'abord que le lien partagé est complet et que la campagne contient encore des créneaux disponibles. Si tous les créneaux sont pris, ajoutez de nouvelles disponibilités ou proposez un autre mode de contact à la famille concernée.